Une réunion importante sur un projet d’une grande ampleur. Les participants paraissent intéressés et impliqués, les idées fusent, les pistes concrètes se dessinent. Arrivés à la fin de la réunion, il devient évident qu’un travail en sous-groupes sera nécessaire afin d’approfondir un sujet, ce qui permettra d’avancer le grand projet par la suite. Tout le monde est pressé de partir, on fait donc rapidement appel aux volontaires pour travailler les sujets en question, quelques téméraires lèvent la main. Très bien, merci et au revoir. Plus d’une semaine plus tard, il ne s’est rien passé…
Cette situation vous parle ? Je suis certaine que oui ! A la sortie d’une réunion, même la plus productive, avec une liste générale de tâches en main (ou encore mieux : un compte rendu reçu des jours plus tard) nous sommes rattrapés par notre quotidien, remettons les choses à plus tard en attendant d’être relancés, ou ne sommes simplement pas trop emballés par les actions proposées… Les raisons sont multiples, et toutes bonnes. Ainsi, les fameuses listes de tâches prennent poussière sur le bureau, titillant de temps en temps notre esprit quand le regard se pose dessus, « c’est pour quand ça déjà ? ».
Je suis sûre que vous vous reconnaissez dans ce portrait !
Mon astuce
Et si je vous disais, qu’il existe une méthode très simple pour inciter les participants d’une réunion à s’investir et à avancer dans la suite ? Vous levez le sourcil ? Ça vous intéresse ? Je vous livre alors mon secret qui consiste en 3 mots : QUI – QUOI – QUAND. En matière de simplicité, on est plutôt pas mal, non ? Toute la magie se cache dans la bonne utilisation de cette formule.
Dans l’ordre du jour de votre réunion, prévoyez 15 à 30 minutes à la fin (surtout pas à la va-vite en mettant son manteau). Quand vous avez généré suffisamment d’idées et décidé de vos étapes suivantes, vous pouvez passer à l’action. Sur un paper-board ou un tableau blanc, tracez une matrice à trois colonnes avec les titres QUI – QUOI – QUAND.
QUOI – correspond aux tâches à effectuer. QUI – désigne le responsable des actions à effectuer. QUAND – est la date à laquelle la tâche doit être achevée.
On commence par remplir quelle colonne ? Si vous avez choisi la colonne QUOI (ce qui serait tout à fait naturel) vous avez tout faux. Désolée… Nous cherchons à créer de l’engagement personnel, concentrons-nous d’abord sur les individus et non sur les actions.
1. En premier lieu, vous notez les noms des participants présents à la réunion dans la colonne QUI.
2. Ensuite, demandez à chaque participant les actions concrètes dont il veut se charger (plusieurs sont possibles) et inscrivez la réponse dans la colonne QUOI.
3. Puis, demandez à votre participant QUAND son action sera finalisée et notez la date dans la dernière colonne.
L’implication personnelle
Dans votre groupe, vous aurez des personnes dynamiques et volontaires, mais certainement aussi celles qui manifesteront peu d’enthousiasme face à l’engagement. A ces dernières, vous pouvez proposer de contribuer aux actions de leurs collègues, de les seconder. Si elles ne souhaitent toujours pas s’impliquer, vous pouvez vous interroger sur l’intérêt de la présence de ces personnes à votre réunion…
En mettant l’accent sur l’individu (plutôt que sur l’action), la suite de la réunion devient « l’affaire personnelle » des participants. Vous rendez vos collègues responsables des actions qui leur sont confiées. Ils sélectionnent eux-mêmes les tâches à réaliser, fixent leurs propres délais de réalisation, et le tout devant les collègues.
En tant qu’organisateur / animateur de la réunion, je vous incite vivement à prendre en charge le suivi des actions : points en équipe, individuels, hebdomadaires ou autre – à vous de choisir le mode qui vous convient le mieux. L’animation de vos participants suite à la réunion est importante afin de maintenir leur implication dans la durée.
Vous êtes convaincu ? Dans ce cas, il ne me reste plus qu’à vous souhaiter bonne utilisation de cet outil simple et efficace ! Si vous avez une interrogation, hésitation ou une modification à partager, n’hésitez pas. Votre retour d’expérience nous intéresse !
Le Groupe IRD accompagne la 3ème édition du programme BOOSTER PME, créé au sein de l’ITEEM (formation ingénieur-manager-entrepreneur de l’Ecole Centrale de Lille).
Ce programme unique dans la région réunit les PME des Hauts de France et les étudiants de la 3e année de l’ITEEM afin de leur apprendre à innover par action.
Pendant une année scolaire les binômes d’étudiants travailleront sur les sujets d’innovation proposés par les entreprises. Transformation, créativité, technologies, intelligence collective, agilité, digitalisation, usage, business model…
La promotion était composée de 14 missions avec 51 ingénieurs, 3 coachs et 14 mentors, dont Elvira Shvekher et Olivier Marechalle de CoBoost. Un point d’étape a eu lieu à la Cité des Echanges le 9 Octobre.
CoBoost a créé une offre spéciale confinement, « Agir pour demain … en temps de crise », pour aider les entrepreneurs à préparer au mieux leur entreprise à sortir de la crise. Cette nouvelle formule permet aux entrepreneurs de mettre à profit ce temps de confinement pour avoir une photo actualisée de leur entreprise et mettre en œuvre un plan d’action, le tout dans un temps record !
Ce diagnostique « flash » est basé sur la méthode d’accélération en 3 phases de coBoost :
Semaine 1 – Comprendre : Des entretiens sont menés avec les principaux acteurs de l’entreprise (sélectionnés avec le dirigeant) pour relever les forces, faiblesses, opportunités et menaces pour l’entreprise dans ce contexte de crise. Ce « scan » dure une semaine et permet d’évaluer la résilience et capacité de rebond de l’entreprise. Les domaines « scannés » sont : les finances, l’outil de production, la gestion de la crise, le marché et les équipes.
Semaine 2 – Définir : Présentation au dirigeant des constats et des actions, pragmatiques, pouvant être mises en œuvre immédiatement et sources de gains rapides. Restitution du plan d’actions défini conjointement avec l’entrepreneur, aux équipes.
Semaine 3 et après – Agir : Pilotage de la mise en place du plan d’action avec des RDV hebdomadaires.
Un constat : Les entrepreneurs sont sensibles au soutien et à la « vue d’hélicoptère » que porte coBoost sur leur activité.
5 entreprises bénéficient actuellement de cet accompagnement : FABER France, IRIS, Pause Vipee et PROMATEC , Tout est Bon.
CoBoost vous propose un webinaire en partenariat avec le MEDEF Hauts-de-France.Ce webinaire vous permettra de découvrir le dispositif : Prestation Conseil en Ressources Humaines.
Le PCRH a pour objectif de proposer un accompagnement personnalisé aux TPE/PME de la région pour répondre à leurs besoins en matière de gestion des RH.🗓️ Date : Le jeudi 18 mars de 11h à 12h en visioconférence
Animé par : Florence Doubrere, DRH/Consultante, CoBoost Guy Drobinoha, Responsable régional Emploi & Formation, Medef Hauts-de-France
Une méthode exclusive.
L’équipe de coBoost a passé deux ans à concevoir et affiner sa méthode d’accompagnement des entreprises désireuses d’accélérer leur développement. « Nous commençons par un diagnostic que nous réalisons en équipe », explique Olivier Marechalle, président de coBoost. « Nous réalisons les entretiens à deux, avec le dirigeant mais aussi avec des membres de son équipe. Quand un message est donné, chacun le perçoit avec son propre contexte. En participant à plusieurs à ces échanges, ça nous permet de confronter nos points de vue. » Cette étape du diagnostic est aussi une occasion de faire découvrir le co-design, une méthode de travail collaborative qui permet de concevoir un produit ou un service. « Les participants sont souvent surpris de la rapidité avec laquelle les idées émergent. » Les équipes de coBoost, qui sont renforcées par des consultants extérieurs choisis en fonction des compétences spécifiques à chaque projet, accompagnent ensuite l’entreprise jusqu’à la mise en place du nouveau service ou du nouveau produit.
Un accompagnement élargi.
Habituellement, le diagnostic prend un mois et demi. À l’issue de cette première phase, un plan d’actions est remis au dirigeant. « Nous sommes très pragmatiques, très terrain. Nous sommes aux côtés de l’entrepreneur jusqu’à la première vente et si ça ne fonctionne pas, nous reprenons la copie. » Pour la mise en place d’un module (nouveau service, nouvelle stratégie), il faut compter un à deux mois supplémentaires. « Les dirigeants doivent s’engager à mener au moins une action à terme. En général, ils en mènent même deux ou trois. » Initialement, coBoost était réservé aux entreprises dont le capital avait été ouvert à l’IRD (un groupe de capital-investissement). Désormais, toutes les entreprises peuvent désormais bénéficier de ce suivi. « Nous avons travaillé pour une vingtaine d’entreprises de 7 à plus de 200 salariés. »
Un dispositif spécial pendant le confinement.
« Pendant le confinement, nous avons accompagné cinq entreprises avec un diagnostic accéléré, réalisé en une semaine et demie. Nous avons travaillé sur des plans de redémarrage voire sur une relance commerciale quand c’était possible. Sur la gestion de la crise, nous avons notamment fait intervenir un colonel de l’armée. » Alors évidemment, tandis que les entreprises vivent une crise inédite, Olivier Marechalle ne peut que vanter les vertus de l’accompagnement. « Ce qui est étonnant, c’est qu’en confinement, nous avons pu approcher des entreprises avec lesquelles ce n’était pas possible avant. Certaines entreprises vivent la crise de manière difficile et nous accompagnons l’une d’entre elles. Mais d’autres poursuivent leurs projets et guettent les opportunités. »
